Monitorování zaměstnanců zaměstnavatelem

Uvedenou situaci částečně řešil zákonodárce novelizací příslušných právních předpisů. Zákonem č. 348/2007 Z.z. byl novelizován zákon č. 311/2001 Z.z. zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákoník práce“), kterým došlo k významnému posunu v zákonném vymezení oprávnění a povinností zaměstnavatele při monitorování zaměstnance na pracovišti. Uvedenou novelou byl Zákoník práce rozšířen o novou zásadu ustanovenou v čl. 11: Zaměstnavatel může o zaměstnancovi shromažďovat jen osobní údaje související s kvalifikací a profesionálními zkušenostmi zaměstnance a údaje, které mohou být významné z hlediska práce, kterou má zaměstnanec vykonávat, vykonává anebo vykonával. Zaměstnavatel nesmí bez vážných důvodů spočívajících ve zvláštní povaze činností zaměstnavatele narušovat soukromí zaměstnance na pracovišti a v společných prostorech zaměstnavatele tím, že ho sleduje bez toho, aby byl na to upozorněn, anebo kontroluje listovní zásilky adresované zaměstnancovi jako soukromé osobě. Pokud je u zaměstnavatele zaveden kontrolní mechanizmus, je zaměstnavatel povinen informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a způsobech jejího uskutečňování. Čl. 11 Zákoníku práce se nezabývá pouze ochranou soukromí zaměstnance ale také ochranou jeho osobních údajů (první věta). S ohledem na monitorování zaměstnanců se možno důvodně domnívat, že druhou větu čl. 11 je potřeba vykládat v širším kontextu a pod výrazem „sleduje“ netřeba rozumět pouze vizuální sledování činností zaměstnance (např. prostřednictvím video systému) ale sledování činností zaměstnance v širším smyslu, a tedy i kontrolu používání jeho pracovního e-mailového konta, aktivit na internetu, kontrolu používání služebného telefonu, atd., například prostřednictvím speciálního softwaru.

Ani uvedená novela však neřeší mnohé z praktických otázek, které si zaměstnanci a zaměstnavatelé kladli dávno před její účinností. Nedostatek novely hlouběji a podrobněji upravit vztah zaměstnavatele a zaměstnance při monitorování činností zaměstnance rezonuje o to víc, že jde o citlivou oblast ochrany osobních údajů, právo na soukromí a ochranu osobnosti zaměstnance. V této souvislosti je potřebné si uvědomit, že právo na soukromí je ústavním právem (čl. 16 Ústavy SR), které může být omezené pouze zákonem, a proto je třeba při výkladu čl. 11 postupovat poměrně obezřetně. Situaci nijako nezjednodušuje ani skutečnost, že je v této otázce mimořádně skromná i judikatura.

Výkladem čl. 11 Zákoníku práce možno dospět k závěru, že určitá významná míra monitorování zaměstnance na pracovišti je zákonem přípustná (v souladu s čl. 16 Ústavy SR) za splnění následujících podmínek:

1. monitorování, resp. kontrola činností zaměstnance, kterou se zasahuje do soukromí zaměstnance, je vykonávána na pracovišti anebo v společných prostorech zaměstnavatele;
2. monitorování je vykonávané z vážných důvodů spočívajících v zvláštní povaze činností zaměstnavatele;
3. zaměstnanec je o monitorování a o jeho rozsahu a formě vypřed informován, a
4. monitorováním nedochází ku kontrole listovních zásilek adresovaných zaměstnancovi jako soukromé osobě.

První pravidlo, které by se zaměstnavatel při kontrole zaměstnance měl uvědomit, je to, že zaměstnanec vstupem na pracoviště, resp. do společných prostorů zaměstnavatele zcela neztrácí svoje právo na soukromí, ale může dojít pouze k jeho zákonnému omezení. Uvedené pravidlo je důsledkem tzv. přirozenoprávní povahy práva na soukromí (takto je i systematicky zařazené do Druhého oddílu druhé hlavy Ústavy SR), jde teda o právo, které nezadatelně a nezcizitelně patří každému jednotlivci, jeho existence není závislá od rozhodnutí žádného orgánu státní moci (žádný státní orgán nemá pravomoc rozhodnout o jeho udělení anebo odnětí). V podmínkách právního státu existence práva na soukromí dokonce není vázaná ani na zákonnou (ústavní) normu, která sice takové právo deklaruje (např. Ústava SR v čl. 16 odst. 1) ale nezakládá ho, jelikož každé právo přirozenoprávní povahy „přirozeně“ a automaticky patří každému člověku již titulem jeho narození a nic víc k jeho existenci není potřebné. Práva přirozenoprávní povahy, a tím i právo na soukromí, patří do okruhu práv, kterých se jejich nositel (zaměstnanec) nemůže sám zcela vzdát ani na základě své vlastní vůle, nicméně to nevylučuje možnost jejich omezení zákonnou normou a za splnění zákonných podmínek.

Ad a)

Zákonná podmínka monitorovat zaměstnance výlučně na pracovišti anebo v společných prostorech zaměstnavatele vyplývá ze samotné podstaty a účelu takové činnosti, tj. kontrolovat pracovnou činnost zaměstnance za účelem ochrany majetkových práv zaměstnavatele, např. nakládání zaměstnance s věcmi svěřenými mu zaměstnavatelem, dodržování pracovní disciplíny, pracovních postupů, atd. Jakékoliv monitorování mimo pracoviště anebo společných prostorů zaměstnavatele by se vymykalo jeho účelu a šlo by zcela zjevně o exces.

Ad b)

Monitorování zaměstnance je možné pouze z vážných důvodů spočívajících v zvláštní povaze činností zaměstnavatele. Zákoník práce na tomto místě nedefinuje, co je potřebné považovat za vážný důvod. Pomůckou při hodnocení vážnosti důvodů bude v okolnostech konkrétního případu povaha činností zaměstnavatele. Uplatněním této logiky potom možno jako příklad uvést, že monitorování pracoviště u zaměstnavatele, součástí činností kterého je nakládání se škodlivými látkami, manipulace s kterými vyžaduje zvýšenou míru pracovní disciplíny zaměstnanců a složité pracovní postupy, je odůvodněnější než monitorování pracoviště u zaměstnavatele, který vyrábí slaměné klobouky. Předmět podnikatelské anebo jiné činnosti má tedy při posuzování závažnosti důvodů na monitorování zásadní význam.

Ad c) a d)

Monitorování zaměstnanců možno považovat za legitimní pouze v případě, pokud zaměstnavatel splní svojí oznamovací povinnost vůči zaměstnancovi a vypřed ho uvědomí o:

existenci kontroly;

1. rozsahu kontroly, t.j. jaké/které prostory zaměstnavatele se kontrolují, které činnosti zaměstnance jsou předmětem monitorování, atd.;
2. o formě a způsobu vykonávání kontroly, např. video systémem.

Oznamovací povinnost možno v praxi splnit několika způsoby. V první řadě v úvahu přichází její inkorporování přímo do pracovní smlouvy uzavírané se zaměstnancem před vznikem pracovního poměru. V takovém případě je nanejvýš vhodné uvést, že kontrola činností zaměstnance (monitorování) se bude vykonávat, kde se bude vykonávat a jakým způsobem se bude vykonávat. Přímo v pracovní smlouvě si mohou smluvní strany dojednat detaily monitorování, např. oprávnění zaměstnavatele kontrolovat příchozí i odchozí komunikaci z pracovního e-mailu zaměstnance, počet/frekvenci a délku telefonických rozhovorů, při kterých byl použitý služebný telefon svěřený zaměstnancovi a volané čísla (ne však obsah rozhovoru), atd. Rovněž je vhodné již v pracovní smlouvě sjednat, jestli je zaměstnanec oprávněn používat pracovní e-mail anebo telefon i na soukromé účely, resp. v jakém rozsahu. Oznamovací povinnost si zaměstnavatel může mimo pracovní smlouvy splnit i prostřednictvím kolektivní smlouvy, ku které zaměstnanec přistupuje podpisem pracovní smlouvy, interních směrnic zaměstnavatele, pracovního řádu a nejsou vyloučené ani jiné způsoby splnění této povinnosti, prostřednictvím kterých se zaměstnanec hodnověrně dozví o tom, že monitorování bude vykonávané, a o rozsahu a formách/způsobech monitorování.

Ohledem výše uvedeného je však potřeba zdůraznit, že i když si zaměstnavatel splní informační povinnost a jde o závažné důvody na monitorování, tak ani v takovém případě není zaměstnavatel oprávněn kontrolovat listovní zásilky adresované zaměstnancovi jako soukromé osobě. V této souvislosti následně vyvstává otázka, jestli tomuto režimu budou podléhat i e-mailové správy doručované zaměstnancovi. Zákoník práce totiž výslovně upravuje jen zákaz kontroly listovních zásilek a není zcela zřejmé zda, resp. v jakém rozsahu tento zákaz možno rozšířit i na elektronickou komunikaci. Zejména v případech elektronické komunikace prostřednictvím pracovního e-mailového konta možno důvodně předpokládat, že zákaz monitorování se nebude bezvýhradně vztahovat i na kontrolu zaměstnancových e-mailů zaměstnavatelem. Na druhé straně, monitorování soukromé elektronické pošty zaměstnance na jeho soukromém e-mailovém kontě je absolutně vyloučené, jelikož nemožno důvodně předpokládat souvis takové komunikace s pracovními činnostmi zaměstnance.

Situaci výrazně zjednodušuje, pokud je zaměstnanec povinen služební e-mailovou schránku využívat výlučně na pracovní účely. V takovém případě může zaměstnavatel vždy argumentovat tím, že e-mail adresovaný na pracovní e-mailové konto zaměstnance je určen zaměstnavatelovi, a není úmyslem původce zprávy doručit e-mail zaměstnancovi jako konkrétní fyzické osobě, ale zaměstnancovi jako pracovníkovi zaměstnavatele pověřeného vykonáváním příslušných pracovních činností (obdobnou logiku možno použít i v případě, pokud je odesílatelem zaměstnanec a použije pracovní e-mailové konto). Při dodržení podmínek stanovených Zákoníkem práce (Ad a) až Ad d) výše) takto zaměstnavatel vlastně kontroluje vlastní elektronickou poštu spravovanou zaměstnancem.

Možnost kontroly e-mailové komunikace zaměstnance je složitější v případě, pokud zaměstnavatel výslovně neurčí (dohodou v pracovní smlouvě anebo pracovním řádem), že je zaměstnanec oprávněn využívat pracovní e-mailové konto výlučně na pracovní účely, resp. je využívání pracovního e-mailu zaměstnancem na soukromé účely výslovně dovolené. V takovém případě může zaměstnanec důvodně očekávat zvýšenou míru soukromí i na pracovním e-mailovém kontě, a podle toho se také chovat. Ke stejnému závěru dospěl i Evropský soud pro lidská práva ve Štrasburku ve svém rozhodnutí v případě Copland v. Spojené království Velké Británie a Severního Irska, když konstatoval, že k narušení práva na soukromí deklarovaného čl. 8 odst. 1[1] Evropské úmluvy o ochraně lidských práv a základních svobod, dochází v případech, pokud monitorovaná osoba odůvodněně předpokládá soukromí při používaní komunikačních prostředků, a to zejména z důvodu, že o možnosti případného monitorování nebyla uvědomena (jak předpokládá i čl. 11 Zákoníku práce).[2] Uvedený závěr je potřebné považovat za obecné pravidlo a netýká se jenom používání pracovního e-mailového konta na soukromé účely zaměstnancem, ale také používání pracovního telefonu, prohlížení internetu, atd. Evropský soud pro lidská práva tedy zcela zjevně považuje v takových případech ochranu soukromí a telekomunikačního tajemství za zájem, který je nadřazený zájmům zaměstnavatele při kontrole zaměstnance při plnění pracovních povinností a kontrole používání zaměstnavatelem svěřených prostředků.

Otázkou zůstává, co v případě, pokud se zaměstnanec zavázal (např. pracovní smlouvou) používat pracovní e-mail jen na pracovní účely, no přesto je recipientem e-mailu zcela zjevně soukromé povahy. Může jít například o e-mail, předmět kterého je označen jako „narozeninová oslava“ anebo pokud předmět e-mailu označuje e-mail jako soukromý ještě konkrétněji jako: „soukromé“. Pokud z předmětu e-mailu anebo i z jiných okolností možno důvodně předpokládat, že se jedná o soukromou komunikaci zaměstnance nesouvisející s jeho pracovními činnostmi, zaměstnavatel není oprávněn se s jeho obsahem obeznámit (na rozdíl od e-mailu, který je pracovní povahy). V případě, pokud by předmět soukromého e-mailu ani jiné okolnosti nenaznačovali jeho soukromou povahu a zaměstnavatel by ho proto otevřel, měl by co nejdříve upustit od jeho čtení. Uvedená povinnost zaměstnavatele vyplývá z příslušných ustanovení Občanského zákoníku o ochraně osobnosti, včetně § 13 odst. 1, ve smyslu kterého má zaměstnanec zejména právo domáhat se, aby se upustilo od neoprávněných zásahů do práva na ochranu jeho osobnosti, a tedy aby se zaměstnavatel přestal obeznamovat s obsahem soukromého e-mailu zaměstnance.

Na druhé straně skutečnost, že zaměstnavatel není oprávněn číst zaměstnancovy e-maily soukromé povahy neznamená, že vůči zaměstnancovi nemůže vyvodit sankce za to, že používal pracovní e-mailové konto na soukromé účely v rozporu s pracovní smlouvou. Takové chování zaměstnance možno považovat za méně závažné porušení pracovní disciplíny se všemi důsledky z toho vyplývajícími.

Přirozeně, výše uvedené závěry se netýkají pouze monitorování e-mailové komunikace zaměstnance, ale přiměřeně se uplatní také na jiné způsoby a formy monitorování, jako jsou např. (i) video kontrola, (ii) kontrola aktivit zaměstnance na internetu, (iii) kontrola používání určitých softwarů, (iv) monitorování používání pracovního telefonu, a nejsou vyloučeny ani jiné formy a způsoby.

Pro úplnost je vhodné zmínit, že slovenské soudy vnímají monitorování zaměstnanců zejména prizmatem oprávněných zájmů a očekávaní zaměstnavatele, čím do značné míry odůvodňují monitorování zaměstnanců. Například Krajský soud v Bratislavě v právní věci spis. zn. 6Co 203/2012 ve svém rozhodnutí o odvolání, ve kterém žalobce – zaměstnankyně namítala porušení jejího soukromí žalovaným – zaměstnavatelem, v odůvodnění uvádí následovné: „Stejně nedůvodná je odvolací námitka žalobce, že žalovaný porušil zásady ochrany soukromí na pracovišti. V projednané věci podle odvolacího soudu nedošlo k zásahu do soukromí žalobce. V řízení před soudem prvního stupně bylo prokázané, že žalobce využíval na odesílání a přijímáni e-mailů notebook, který mu byl svěřen žalovaným jako zaměstnavatelem. Zároveň bylo prokázané, že e-mailová adresa, ze které žalobce předmětné e-maily odesílal, byla zřízena za účelem pracovní komunikace mezi žalobcem a žalovaným…. Již ze samotné povahy pracovního notebooku a pracovní e-mailové adresy vyplývá účel jejich použití. Odvolací soud má za to, že žalobce měl poskytnutý notebook i zřízenou e-mailovou adresu využívat výlučně k plnění pracovních úkolů a na pracovní komunikaci. Proto není možné hovořit o zásahu do soukromí. Pro úplnost odvolací soud dodává, že je pravdou, že zaměstnanec má ve smyslu čl. 16 odst. 1 Ústavy SR a čl. 11 Zák. práce právo na ochranu soukromí také na pracovišti. Práva zaměstnance však musí být v rovnováze s legitimními právy a zájmy zaměstnavatele.“. V uvedené věci se soud nezabýval otázkou předchozího upozornění zaměstnavatele na to, že zaměstnanec bude monitorován, to však možno považovat za nedostatek. Slovenský soud v tomto konkrétním případě posuzoval oprávnění zaměstnavatele monitorovat zaměstnance jinak než Evropský soud pro lidská práva ve věci Copland v. Velká Británie, a jinak si vyložil i čl. 8 odst. 1 Evropské úmluvy o ochraně lidských práv a základních svobod (za předpokladu, že se jím vůbec zabýval, jak to plyne z nadřaděnosti tohoto dokumentu nad slovenský Zákoník práce).

Závěr

Závěrem je možné konstatovat, že důkladná smluvní úprava oprávnění monitorování zaměstnance zaměstnavatelem, zejména v případech kdy by mohlo dojít k zásahu do soukromí zaměstnance, má v pracovněprávních vztazích mimořádný význam. V zájmu právní jistoty obou stran a prevence před případnými spory je potřebné zaměstnavatelům důrazně doporučit obeznámení zaměstnance o tom, že jeho pracovní činnost (resp. vybrané činnosti) bude podrobena kontrole ze strany zaměstnavatele, a jakou formou a v jakém rozsahu, už při uzavírání pracovního poměru. V tomto smyslu možno pokojně zastat názor, že čím podrobnější je úprava monitorování zaměstnance v pracovní smlouvě, tím menší je pravděpodobnost, že mezi stranami později dojde k nesrovnalostem a případným sporem.

Rovněž je potřebné doporučit, aby se při konkrétních úkonech monitorování k jejich vykonání přistupovalo citlivě, jelikož ani skutečnost, že zaměstnanec používá hodnoty svěřené mu zaměstnavatelem na pracovní účely anebo že je na pracovišti, automaticky neopravňuje zaměstnavatele k jakémukoliv zásahu do soukromí zaměstnance.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
[1] Čl. 8 odst. 1 Evropské úmluvy o ochraně lidských práv je základním rámcem upravujícím ochranu soukromí a stanovuje: „Každý má právo na respektování svého soukromého a rodinného života, obydlí a korespondence“. Tato zásada je promítnuta i
v Ústavě SR v čl. 19 odst. 2: „Každý má právo na ochranu před neoprávněným zasahováním do soukromého a rodinného života.“

[2] „Navrhovatelka v předmětné věci nebyla uvědomena o tom, že její telefonáty budou monitorovány, proto mohla odůvodněně předpokládat, že bude zachováno soukromí její telefonátů z pracovního telefonu. Stejný předpoklad se vztahuje i na používání e-mailu a internetu navrhovatelkou.